Assistant (F/H) de direction, partenariats et projets culturels | Institut français en Pologne

MISSIONS

Contribuer au développement despartenariats de l’Institut français de Pologne (institutionnels, médias, privés).

Assister la direction de l’IFP en interne, notamment pour la veille et l’animation duréseau des partenariats institutionnels et privés.

Participer à la mise en œuvre de projets du pôle culturel, en particulier concernant le débat d’idées, le design et l’architecture.

Venir en appui des autres projets du pôle.

RESPONSABILITES ET TACHES

Principales tâches

Appui à la direction de l’Institut français de Pologne (organisation interne du pôle culturel et partenariats) - suivi des dossiers multilatéraux relevant du pôle culturel

1. Suivi des aspects logistiques du pôle (agenda, consolidation des calendriers, actualisation des bases de données de contacts, gestion des ressources internes)
2. Soutien aux échanges avec le réseau français en Pologne (organisation des réunions, rédaction des ordres du jour, des comptes rendus etc.)
3. Appui à la participation de l’Institut français de Pologne au sein des réseaux institutionnels et multilatéraux, principalement EUNIC - (organisation éventuelle de réunions, rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, suivi des dossiers et courriers administratifs et mise en œuvre logistique des projets etc.)
4. Préparation de dossiers connexes (recherche documentaire et de ressources, note de synthèse, présentation, etc.)
5. Coordination de la veille culturelle au sein du pôle

Appui au développement des partenariats privés et institutionnels

1. Actualisation et développement des bases de contacts (veille et prospection téléphonique)
2. Organisation logistique et suivi des entretiens avec les partenaires
3. Suivi administratif des partenariats engagés et / ou potentiels
4. Soutien aux manifestations culturelles (en particulier concernant le débat d’idées, le design et l’architecture)
5. Prise d’informations en qualité d’interlocuteur privilégié auprès des structures artistiques et culturelles
6. Propositions pour l’organisation ou le soutien de manifestations
7. Participation à l’organisation, au suivi administratif et budgétaire, et à la production des projets (contractualisation, prise de contacts, réservation transport, hébergement, suivi de fiches techniques, coordination de visibilité pour le potentiel sponsor, locations diverses…)
8. Suivi du budget et de son exécution
9. Valorisation des actions (en lien avec le responsable de communication)
10. Préparation des textes pour la publication des articles sur le site de l’IFP (en polonais et en français)
11. Préparation de comptes-rendus techniques et financiers des actions menées

• Capacité à mettre en œuvre de manière autonome les priorités fixées
• Aptitude au travail en équipe de manière transversale, avec les acteurs internes et externes
• Bonne organisation du travail entre plusieurs activités et projets
• Rédaction synthétique de messages dans une languae et un style adaptés
• Capacité à être force de proposition dans son domaine de spécialisation
• Aptitude au développement de relations avec des partenaires divers
• Capacité à produire des comptes-rendus chiffrés
• Présence ocasionnelle requise lors des manifestations organisées (pouvant être le soir ou week-end)
• Capacités linguistiques :
  • Français : courant à l’écrit et à l’oral
  • Polonais : courant à l’écrit et à l’oral
  • Anglais : bon niveau à l’écrit et à l’oral

• Le/la candidat(e) retenu(e) devra résider en Pologne au moment de la prise de fonction.
• Date limite du dépôt de candidature : 22 septembre 2024
• Pour faire acte de candidature : envoyer les documents suivants à Nicolas Boisselier, directeur délégué, attaché culturel : recrutement@institutfrancais.pl (avec copie à Marzena Dąbrowska, assistante du secrétaire général : marzena.dabrowska@institutfrancais.pl ) :
  • un CV en français
  • une lettre de motivation en français

Les entretiens de sélection se dérouleront à Varsovie début octobre 2024.

Volume horaire : 38,5 h / semaine

Jours de travail : du lundi au vendredi

Contraintes spécifiques : travail en soirée et week-ends ponctuels

Salaire mensuel : conforme à la grille salariale de l’Institut français de Pologne.

Avantages :

• Dans le cadre du fonds social :
  • prise en charge d’une aide médicale complémentaire (à ce jour : Luxmed),
  • deux primes par an (à partir du 3^e mois de travail, au prorata des mois de présence),
  • différents forfaits (sports et loisirs, culture, lunettes, enfants),
• 33 jours de congés par an.

Type de contrat : contrat de travail relevant du droit local polonais.

Durée du contrat : contrat à durée déterminée (CDD), d’une durée de 3 mois dans un premier temps, pouvant être renouvelé pour 9 mois puis 12 mois, et pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminé (CDI).

Date de début de mission : 1^er décembre 2024.